Quản lý đơn hàng đa kênh thông minh mà phần mềm miễn phí và excel không quản lý được

Excel và phần mềm miễn phí chỉ giải quyết được vấn đề chi phí cho doanh nghiệp nhưng quản lý đơn hàng vẫn gặp một số vấn đề bất cập. Trong khi đó, các doanh nghiệp enterprise cần đến một số tính năng nâng cao để quản lý đơn hàng tiện lợi, hiệu quả. Phần mềm quản lý đơn hàng thông minh giúp xử lý những vấn đề phức tạp mà các phần mềm miễn phí và excel không thể giải quyết được. 

Hạn chế của excel và phần mềm quản lý đơn hàng miễn phí

Excel và phần mềm quản lý đơn hàng miễn phí là những công cụ vẫn được rất nhiều doanh nghiệp tận dụng vì đơn giản, tiết kiệm chi phí. Song, những phần mềm quản lý đơn hàng này vẫn tồn tại một số hạn chế nhất định, tiềm ẩn rủi ro ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 

• Tính bảo mật dữ liệu: Hầu hết các phần mềm quản lý đơn hàng miễn phí hoặc quản lý bằng excel không có tính bảo mật cao, dễ bị nhiễm virus hoặc bị hacker xâm nhập. Ngoài ra, một số sự cố ngoài ý muốn như máy tính hỏng, mất điện thì các dữ liệu sẽ có nguy cơ bị mất trắng hoàn toàn. Chính vì vậy, tính an toàn và bảo mật dữ liệu khi sử dụng các phần mềm quản lý đơn hàng miễn phí là không cao. 
• Chỉ bao gồm tính năng cơ bản: Khi tải các phần mềm quản lý đơn hàng miễn phí về sử dụng, bạn sẽ nhận thấy phần mềm này chỉ bao gồm một số tính năng cơ bản, đơn giản nhất như theo dõi hàng hóa và bán hàng. Đối với những tính năng nâng cao khác, người dùng sẽ phải trả phí mới có thể sử dụng được. Trong khi đó, một số tính năng cơ bản vẫn còn bị lỗi, gây sai sót, mất thời gian trong quản lý. 
• Bất cập trong quản lý: Việc ứng dụng các tính năng miễn phí vào quản lý sẽ khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi kiểm soát hoạt động bán hàng cũng như không theo kịp sự phát triển của thị trường. Doanh nghiệp không thể liên kết với các thiết bị bán hàng và những phần mềm miễn phí này không hỗ trợ hệ thống báo cáo, thống kê số liệu chi tiết về đơn hàng. Vì vậy, các số liệu cần có nhân viên nhập liệu, tính toán nếu muốn thống kê và cập nhật với các bộ phận khác.  

Nhu cầu về giải pháp quản lý đơn hàng thông minh, đặc biệt là các doanh nghiệp lớn

Nếu doanh nghiệp của bạn phải làm việc với số lượng hàng hóa lớn thì bạn cần thay thế excel hoặc các phần mềm miễn phí bằng phần mềm quản lý đơn hàng trả phí. Vì sao lại như vậy? File dữ liệu của các phần mềm quản lý đơn hàng miễn phí chỉ phù hợp xử lý dữ liệu với dung lượng nhỏ. Nếu số lượng đơn hàng và các nghiệp vụ cần thao tác tăng lên, dung lượng lớn sẽ khiến tốc độ xử lý dữ liệu của phần mềm miễn phí bị chậm. 

Việc kiểm soát toàn bộ đơn hàng và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trên phần mềm miễn phí theo thời gian thực sẽ gặp bất cập, khó khăn. Ngoài ra, các phần mềm miễn phí và file excel cũng chỉ phù hợp cho việc tra cứu, quản lý dữ liệu trên máy tính và không có phiên bản dành cho điện thoại. Nhà quản trị không thể quản lý đơn hàng của doanh nghiệp linh hoạt trên mọi địa điểm, thời gian bất kỳ. 

Hệ thống quản lý đơn hàng thông minh của 94now

Các doanh nghiệp có số lượng đơn hàng lớn cần một giải pháp quản lý đơn hàng với các tính năng thông minh, nâng cao để điều phối mọi hoạt động trơn tru, hiệu quả. Những tính năng nâng cao này đều được 94now phát triển cho giải pháp ecommerce toàn diện của doanh nghiệp, nhằm tối ưu hóa quy trình xử lý đơn hàng cho các doanh nghiệp. 

Xử lý đơn hàng trên tất cả các kênh bán tập trung tại một nơi duy nhất

Giải pháp ecommerce của 94now hỗ trợ quản lý đơn hàng trên tất cả các kênh bán của doanh nghiệp, từ online đến offline và đồng bộ theo thời gian thực. Bất kể bạn bán hàng trên facebook, shopee, lazada, hay bất cứ sàn thương mại điện tử nào khác, bạn sẽ tối giản được hoàn toàn các bước đăng nhập vào từng trang quản trị của từng kênh để theo dõi hay thống kê đơn hàng . Mà thay vào đó với hệ thống quản lý đơn hàng của 94now đã giúp bạn thực hiện tất cả các bước đó bằng cách khi có đơn hàng mới ở bất cứ kênh online nào, đơn hàng ngay lập tức được tự động đồng bộ về hệ thống. Nhờ đó mà bên cạnh việc quản lý toàn bộ đơn hàng của doanh nghiệp trên tất cả các kênh bán, nhà quản trị cũng có thể biết được đơn hàng đổ về từ kênh bán nào, thống kê tổng số lượng đơn hàng trên từng kênh khác nhau. Từ đó, điều phối hàng hóa tại những kho có sẵn gần nhất nhằm tối ưu thời gian giao hàng và chi phí vận chuyển. 

Quản lý và điều phối hàng tồn kho

Mục tiêu của quản lý đơn hàng là đưa sản phẩm đến tay khách hàng nhanh nhất có thể. Đây là quá trình từ khi khách hàng đưa sản phẩm vào giỏ cho đến khi giao hàng cho khách hoặc mọi phát sinh đổi trả hàng nếu có. Chính vì vậy, để đảm bảo quy trình bán hàng được diễn ra tự động và liền mạch, hệ thống quản lý đơn hàng cần tích hợp với các hệ thống quản lý hàng tồn, kho hàng, kế toán hoặc bộ phận chăm sóc khách hàng… của doanh nghiệp. 

Trong quy trình xử lý đơn hàng có liên quan đến việc kiểm soát hàng tồn kho, đảm bảo cung ứng các mặt hàng cho khách hàng. Ngoài ra, khi có đơn hàng mới từ khách hàng, hệ thống sẽ ghi nhận và điều phối đến kho hàng gần nhất, xử lý và giao cho đơn vị vận chuyển. Sau khi hoàn thành đơn hàng, các thông tin về hàng tồn, khách hàng, hóa đơn, thanh toán cũng đều được cập nhật một cách tự động trên hệ thống. 

Ngoài việc theo dõi tồn kho, hệ thống quản lý đơn hàng đa kênh thông minh của 94now còn cung cấp danh sách các sản phẩm bán chạy và danh sách các sản phẩm tồn kho dưới định mức. Thông qua những danh sách được thống kê đó, bạn sẽ có kế hoạch nhập hàng mới và xả hàng tồn kịp thời.

Xử lý đơn hàng phức tạp

94now hỗ trợ doanh nghiệp quản lý các đơn hàng đổi trả, đồng thời khách hàng có thể dễ dàng gửi yêu cầu đổi hàng, hoàn tiền trực tuyến cho doanh nghiệp. Hệ thống bao gồm các tính năng mở rộng giúp xử lý tự động quy trình đổi trả và tự động cập nhật thông tin về đơn hàng, hàng tồn kho... chính xác cho doanh nghiệp. Đồng thời, cả khách hàng và doanh nghiệp đều có thể theo dõi trạng thái xử lý đơn hàng được đổi trả cho đến khi hoàn tất. 

Một trường hợp mà doanh nghiệp cần xử lý nữa đó là tính năng đặt hàng trước, đối với doanh nghiệp chuyên nhận order hàng hóa hoặc đối với sản phẩm của doanh nghiệp sắp về hàng. Hệ thống Magento 2 cũng hỗ trợ tính năng pre order và quản lý các đơn đặt hàng trước này. Khách hàng sẽ đặt hàng và thanh toán trước để đảm bảo hàng hóa sẽ về đúng hẹn, khi các đơn hàng đã sẵn sàng, hệ thống sẽ tự động gửi email cho khách hàng và hướng dẫn hoàn tất đơn hàng pre order.

Quản lý đơn hàng hiệu quả được xem là hoạt động quyết định thành công của doanh nghiệp. Vì vậy, thay vì quản lý theo phương thức truyền thống hoặc sử dụng phần mềm miễn phí, bạn hãy đầu tư giải pháp quản lý đơn hàng đa kênh với các tính năng thông minh để quy trình xử lý đơn hàng được diễn ra trơn tru, nhanh chóng nhất.