Tạo mẫu hóa đơn bán hàng file excel nhanh chóng chỉ với 5 bước

Hóa đơn là chứng từ vô cùng quan trọng với các doanh nghiệp kinh doanh. Một trong những cách tạo hóa đơn thông dụng được nhiều doanh nghiệp áp dụng là sử dụng excel. Làm thế nào để tạo mẫu hóa đơn bán hàng file excel cho doanh nghiệp. Cùng tham khảo 5 bước tạo mẫu hóa đơn bán hàng trên file excel trong đây nhé!

Hóa đơn bán hàng là gì?

Hóa đơn bán hàng là chứng từ ghi nhận hoạt động bán hàng hóa dịch vụ. Nó thể hiện việc hàng hóa được bán ra và doanh thu và doanh nghiệp nhận được. Hóa đơn hàng hóa được sử dụng cho các đối tượng:

• Tổ chức hoặc cá nhân kê khai khi bán hàng hóa hoặc dịch vụ trong nội địa và trường hợp xuất vào khu phi thuế quan, xuất khẩu.
• Tổ chức hoặc cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu thuế quan.

Hóa đơn bán hàng giữ vai trò quan trọng trong kế toán cũng như quản lý thuế của doanh nghiệp: 

• Giữ vai trò như một chứng từ gốc trong kế toán, nhằm hạch toán kế toán.
• Dựa vào hóa đơn để căn cứ vai trò như một chứng từ thuế, giúp quá trình hạch toán và kê khai thuế dễ dàng hơn.
• Khi đưa hàng hóa ra nước ngoài, hóa đơn chính là chứng từ giao dịch quốc tế thể hiện quan hệ mua bán hàng hóa dịch vụ rõ ràng.

Xem thêm

Phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất 2020 cho mọi doanh nghiệp

Bí quyết giảm chi phí quản lý bán hàng trong kinh doanh

Như thế nào là hóa đơn bán hàng hợp lệ?

Hóa đơn hợp lệ là hóa đơn phù hợp với các thông lệ, đảm bảo đầy đủ nội dung các chỉ tiêu và yêu cầu ghi trên hóa đơn. Cụ thể là các thông tin sau đây:

• Ngày tháng năm lập hóa đơn, họ tên người mua, bán, địa chỉ công ty, mã số thuế, hình thức thanh toán và số tài khoản nếu có.
• Số thứ tự, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế GTGT, tổng số tiền thanh toán, số tiền bằng chữ.
• Chữ ký của người mua, người bán và chữ ký của giám đốc. Nếu không phải giám đốc ký thì phải có giấy ủy quyền, đóng dấu và ký tên rõ ràng.

Ưu và nhược điểm khi tạo mẫu hóa đơn bán hàng file excel cho doanh nghiệp

Ưu điểm:

Excel là công cụ kế toán rất hữu dụng, gần gũi và quen thuộc với tất cả mọi người. Những ưu điểm của việc tạo hóa đơn bán hàng bằng phần mềm excel mang lại:

• Excel là phần mềm hoàn toàn miễn phí và phổ biến với tất cả mọi người. Nhân viên sẽ không phải mấy quá nhiều thời gian để tìm hiểu và làm quen với công cụ này. 
• Đây là phần mềm hỗ trợ việc tạo bảng, tạo danh sách đơn giản, dễ dàng.  
• Tính năng phân tích, lập báo cáo của excel giúp nhân viên kế toán thực hiện nhanh chóng. 

Nhược điểm: 

Bên cạnh những ưu điểm, việc tạo mẫu hóa đơn bằng excel cũng tồn tại những vấn đề hạn chế nhất định:

• Chỉ phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ bởi phải ghi chép thủ công
• Tính bảo mật của excel không cao
• Nếu doanh nghiệp bán hàng trên nhiều kênh thì sẽ khó khăn hơn bởi mỗi nhân viên chỉ có thể làm 1 excel 

5 bước tạo mẫu hóa đơn bán hàng file excel cho doanh nghiệp

Có nhiều cách để tạo hóa đơn bán hàng gửi khách hàng và tạp bằng file excel là một trong những cách phổ biến được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Cùng tham khảo 5 bước tạo mẫu hóa đơn bán hàng trên file excel của doanh nghiệp sau đây nhé.

Bước 1: Cài đặt excel offline về máy

Để làm hóa đơn bằng excel thì trước tiên bạn cần cài đặt excel về máy tính, bằng cách chọn File -> New -> Chọn mẫu hóa đơn phù hợp.

Bước 2: Download mẫu hóa đơn

Sau khi lựa chọn được mẫu hóa đơn phù hợp với doanh nghiệp mình thì bạn chọn nút "Download" để nó hiển thị sẵn trong bảng excel của mình.

Bước 3: Nhập thông tin

Điền các thông tin theo như mẫu hóa đơn của doanh nghiệp mình và khách hàng, sau khi nhập xong thì chọn file -> save để lưu mẫu.

Bước 4: Đặt tên cho mẫu hóa đơn để phân biệt các hóa đơn khác của doanh nghiệp với khách hàng.

Bước 5: In hóa đơn hoặc sử dụng định dạng email để chuyển lại cho khách hàng của bạn. 

Hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ các bước tạo mẫu hóa đơn bán hàng file excel cho doanh nghiệp. Để không làm mất thời gian vào các việc tìm kiếm chứng từ, sổ sách thì bạn nên lưu file kế toán của mình thành từng folder riêng biệt, đặt tiêu đề file để dễ dàng quản lý.