quy-trinh-xuat-nhap-kho-hang-hoa

Quản lý quy trình xuất nhập kho hàng hóa cho doanh nghiệp

Được đăng trong: Kinh nghiệm kinh doanh
Bởi 94now
Nhiều hơn từ tác giả này

Quy trình xuất nhập kho hàng hóa là quy trình được các nhà quản lý đặc biệt quan tâm trong mỗi doanh nghiệp. Bạn đã biết rõ về quy trình này chưa? Nó diễn ra như thế nào? Làm thế nào để quản lý hiệu quả. Hãy cùng 94now tìm hiểu để rõ hơn về quy trình xuất nhập kho hàng hóa cho doanh nghiệp nhé.

Quy trình xuất nhập kho hàng là gì?

Quy trình xuất nhập kho hàng là thứ tự, trình tự thực hiện các hoạt động nhập hàng và xuất hàng trong doanh nghiệp. Quy trình này giúp các hoạt động nhập, xuất hàng hóa được diễn ra suôn sẻ cũng như dễ dàng theo dõi, kiểm soát.

Quản lý quy trình nhập, xuất hàng giúp doanh nghiệp lưu trữ hàng hóa chặt chẽ, các hoạt động được diễn ra trơn tru, xuyên suốt. Nắm giữ khá nhiều vai trò quan trọng và cần thiết như:

  • Các hoạt động xuất nhập trong kho hàng được vận hành xuyên suốt, trơn tru. 
  • Nhà quản trị có thể nắm bắt được tình hình xuất nhập kho, số lượng và chất lượng hàng đầu
  • Khi các khâu được phân chia cho từng nhân viên, mỗi người sẽ biết được nhiệm vụ của mình và có trách nhiệm hơn.
  • Khi quy có quy trình mẫu để nhân viên chỉ việc tuân theo thì thời gian thực hiện cũng được rút ngắn hơn. 

quy-trinh-nhap-kho-hang-hoa

Quy trình quản lý xuất nhập kho hàng hóa cho doanh nghiệp

Quy trình xuất nhập kho hàng hóa sẽ bao gồm 2 quy trình là xuất và nhập kho hàng. Mỗi quy trình này sẽ bao gồm các bước chi tiết như thế nào? Cùng 94now tìm hiểu trong các thông tin này trong bài viết sau đây nhé. 

Quy trình quản lý hoạt động nhập kho hàng hóa

Trong đó, nhập kho hàng hóa sẽ bao gồm nhập kho hàng hóa nguyên liệu và nhập kho hàng hóa thành phẩm. 

Quy trình quản lý hoạt động nhập kho hàng hóa nguyên liệu sẽ bao gồm các bước sau:

Bước 1: Lên kế hoạch nhập nguyên liệu 

Các bộ phận khi có nhu cầu nhập nguyên vật liệu sẽ thông báo kế hoạch cho các bộ phận liên quan để cập nhật thông tin và bố trí nhân sự.

Bước 2: Kiểm tra hàng và đối chiếu

Thủ kho dựa vào đơn đặt hàng hoặc phiếu đề nghị nhập hàng để đối chiếu số lượng nguyên vật liệu nhập vào, đồng thời kiểm tra chất lượng của chúng. Nếu có vất kỳ hư hỏng gì thì lập biên bản và thông báo lại với đơn vị đề xuất. 

Bước 3: Lập phiếu nhập kho

Khi việc kiểm tra hàng hóa được hoàn tất thì toàn bộ giấy tờ và phiếu yêu cầu nhập hàng sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán đối chiếu lại một lần nữa trước khi tiến hành giao dịch và in phiếu nhập kho.

Bước 4: Hoàn thành nhập kho

Thủ kho thực hiện hoạt động nhập kho, sắp xếp vào khu vực phù hợp sau đó cập nhật thông tin vào thẻ kho. Các thông tin này sẽ được cập nhật vào hệ thống quản lý kho hàng bằng excel hoặc phần mềm quản lý tùy thuộc vào từng doanh nghiệp.

Các bước trong quy trình nhập kho hàng hóa thành phẩm cũng gần giống với quy trình quản lý hoạt động nhập kho nguyên liệu. Cụ thể, sẽ bao gồm các bước như sau:

  • Bước 1: Nhân viên mua hàng hoặc người nhập hàng sẽ cần nhập kho hàng hóa sau khi mua hàng về. Sau đó lập thành mẫu yêu cầu nhập kho và gửi cho kế toán.
  • Bước 2: Kế toán sau khi nhận được phiếu yêu cầu thì lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho sẽ được lập thành nhiều liên: 1 liên lưu tại sổ theo dõi xuất nhập kho, 2-3 liên gửi cho nhân viên nhập vào kho hàng. 
  • Bước 3: Tiếp đó, nhân viên mua hàng sẽ giao hàng hóa cho thủ kho của doanh nghiệp. Hàng hóa sẽ được kiểm kê trước khi nhập kho. Với bất cứ trường hợp thừa, thiếu thì thủ kho phải lập biên bản và báo cáo ngay với người có trách nhiệm để xử lý.
  • Bước 4: Thủ kho sẽ ký nhận sau khi nhập kho, lưu lại một liên để ghi thẻ kho, một liên giao cho kế toán, 1 liên giao lại cho người nhập hàng. Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán sẽ ghi sổ kho và hạch toán hàng hóa nhập kho. 

quan-ly-xuat-nhap-kho

Quy trình quản lý hoạt động xuất kho hàng hóa

Các bước trong quy trình xuất kho hàng hóa, vật tư sẽ bao gồm như sau:

  • Bước 1: Gửi yêu cầu xuất hàng

Khi có nhu cầu sử dụng hàng hóa, nhân viên cần lập yêu cầu xuất kho. Mỗi doanh nghiệp sẽ có mẫu yêu cầu nhập kho khác nhau.

  • Bước 2: Kiểm tra hàng tồn

Kế toán cho kiểm tra hàng tồn còn lại trong kho. Trường hợp hàng thiếu sẽ thông báo với đơn vị đề xuất. Hàng đầy đủ sẽ bắt đầu tiến hành xuất kho.

  • Bước 3: Lập phiếu xuất kho

Phiếu yêu cầu xuất kho sẽ được gửi đến kế toán, kế toán kho sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho, sau đó chuyển cho Thủ kho. Phiếu xuất kho này sẽ được lưu thành nhiều liên, liên lưu lại tại sổ, các liên còn lại sẽ được giao cho thủ kho.

  • Bước 4: Xuất kho

Thủ kho nhận phiếu xuất kho và xuất kho cho nhân viên theo yêu cầu. Nhân viên nhận vật tư, hàng hóa và ký vào Phiếu xuất kho và nhận 1 liên.

  • Bước 6: Cập nhật thông tin

Thủ kho nhận lại 1 liên yêu cầu xuất kho, ghi lại thẻ kho và trả lại Phiếu xuất cho kế toán. Kế toán ghi sổ kho và hạch toán hàng xuất trong kho hàng.

Đối với các doanh nghiệp có đồng thời nhiều kho cùng hoạt động hoặc muốn chuyển sang kho khác để thuận tiện hơn cho quá trình vận chuyển và kinh doanh. Lúc này sẽ xuất hiện quy trình luân chuyển phiếu xuất kho. 

Quy trình xuất nhập kho hàng hóa trên đây là mẫu tiêu chuẩn để bạn tham khảo. Mỗi doanh nghiệp, tổ chức sẽ có quá trình vận hành, hoạt động khác nhau nên việc phân quyền sẽ có nhiều khác biệt. Vì vậy, trong quá trình xây dựng quy trình quản lý riêng cho doanh nghiệp, bạn có thể linh động thay đổi sao cho phù hợp. 

3 tháng trước